La loi de sécurité financière du 1er août 2003 prévoit que le président du conseil d'administration ou du conseil de surveillance devra présenter un rapport annuel sur le fonctionnement du conseil et sur le contrôle interne de l'entreprise à l'assemblée générale avec les comptes de la société, quelle que soit la taille de l'entreprise !

Le MEDEF propose un guide qui permet de transformer cette contrainte en une opportunité de réfléchir et d'impliquer le conseil d'administration sur son propre mode de fonctionnement et sur les méthodes mises en œuvre par l'entreprise pour améliorer ses performances économiques. Il est illustré de plusieurs exemples pratiques.

Un nouveau rapport obligatoire pour toutes les SA

Tous les présidents de conseil d'administration ou de conseil de surveillance de SA ayant leur siège en France doivent rendre compte des conditions de préparation et d'organisation des travaux du conseil ainsi que des procédures de contrôle interne de l'entreprise, quelle que soit la taille de celle-ci.

Ce rapport doit être joint au rapport annuel sur les comptes.

Ces dispositions sont applicables pour les comptes des exercices ouverts à partir du 1er janvier 2003.
(articles L. 225-37 et L.225-68 du code du commerce, modifiés par la loi de sécurité financière du 1er août 2003)

Une charge nouvelle ou une opportunité pour votre entreprise ?

Ce rapport constitue une obligation nouvelle pesant sur les entreprises. Dirigeant de PME, vous pouvez choisir d'en faire une opportunité de réfléchir et d'impliquer votre conseil d'administration ou de surveillance au moins une fois par an sur son propre mode de fonctionnement, et sur les méthodes mises en œuvre par l'entreprise pour améliorer ses performances économiques.

- Un conseil d'administration efficace et transparent
Très peu nombreuses sont les PME constituées sous forme de SA à directoire et conseil de surveillance. Parlons donc des Conseils d'administration. Un bon gouvernement d'entreprise peut permettre d'améliorer la gestion. S'interroger une fois par an avec les administrateurs sur la composition et le fonctionnement du conseil (assiduité des membres, pertinence de l'information qu'ils reçoivent, niveau de préparation des réunions, qualité des procès verbaux) peut être une occasion de progrès, au bénéfice des administrateurs, des actionnaires, de l'entreprise en général.

- Le contrôle interne : une garantie pour l'entreprise
Le contrôle interne est mis en œuvre par les dirigeants et le personnel de l'entreprise afin que tout soit fait dans des conditions optimales pour permettre à l'entreprise d'atteindre ses objectifs de performance, de rentabilité financière et de protection du patrimoine.

Il vise également à ce que les informations financières soient fiables et à ce que les lois, les réglementations et les directives de l'organisation soient respectées. Il constitue ainsi une garantie tant pour les actionnaires, que pour les clients et l'ensemble des partenaires de l'entreprise.

Le contrôle interne concerne donc toutes les entreprises. Il s'applique, par exemple, aux processus d'achat, de vente, à la comptabilité. Il met en évidence les démarches de certification, de contrôle qualité. La rédaction du rapport sur les dispositifs de contrôle interne sera donc l'occasion de s'interroger sur l'adéquation des moyens de l'entreprise (personnel, outils informatique, investissements…) au regard de ses objectifs (qualité de service, réduction des coûts…).


  Des outils à votre disposition :
Une grille de diagnostic du contrôle interne a été établie par le Conseil Supérieur de l'Ordre des Experts-comptables …Vous pouvez en parler à votre Expert-comptable. A défaut, il faut que vous commenciez par effectuer votre propre diagnostic : interrogez-vous sur la pertinence et l'efficacité des moyens et des procédures que vous avez mis en place pour atteindre vos objectifs. Intéressez-vous notamment aux sujets suivants : respect de la stratégie fixée par la direction, des procédures d'autorisation d'engagement (investissements, trésorerie…), des réglementations (ressources humaines, production, environnement…) ; contrôle des informations à chaque étape (commande, livraison, facturation et encaissement pour les achats et les ventes) ; sécurité des systèmes d'informations (accès, sauvegarde…) et de la production de l'information financière et comptable.

Pour vous aider dans votre démarche, voici quelques outils essentiellement focalisés sur la partie « procédures de contrôle interne » du rapport, à utiliser dans l'ordre. 

Trois exemples de trame de rapport, concernant des entreprises de différents secteurs : ( industrie,  commerce et société de services) et de tailles différentes, qui répertorient les différentes rubriques devant figurer dans le rapport. Y est jointe une courte trame pour la partie du rapport relative au fonctionnement du conseil d’administration  qui concerne les SA à conseil d'administration et non les SA à conseil de surveillance.

Trois exemples de document interne préalable qu'il est indispensable d'établir pour servir de base à l'élaboration du rapport officiel prévu par le Code du commerce. Ce document interne préalable est plus complet que celui qui accompagnera les comptes de votre entreprise. Il pourrait utilement être présenté à votre conseil d'administration et discuté. Ce serait l'occasion de définir des axes de progrès à mettre en œuvre.

Consultez les exemples de document interne préalable proposés pour :
>> une entreprise industrielle
>> un commerce
>> une société de services

Trois exemples du rapport à présenter à l'assemblée générale. Il convient de garder à l'esprit que ce rapport, qui doit être rigoureux, peut néanmoins être un outil de communication, notamment vis-à-vis de vos clients, fournisseurs ou banquiers, l'existence de procédures de contrôle interne formalisées et dont l'application est vérifiée étant un élément propre à renforcer la confiance dans votre entreprise.

Consultez les exemples de rapport proposés pour :
>> une entreprise industrielle
>> un commerce
>> une société de services
L'architecture de rapport qui vous est proposée mettra en évidence les enjeux du contrôle interne. Le document, en se fondant sur la description synthétique des activités et de la structure de l'entreprise, devra expliciter clairement et de façon transparente les règles de contrôle interne, en distinguant celles relatives aux procédures comptables et financières et celles relatives aux activités de l'entreprise.


ATTENTION : Il s'agit là d'exemples qui doivent être adaptés à la spécificité de votre entreprise (taille, secteur d'activité, réalités du contrôle interne).
Il est vivement recommandé de lire l'ensemble des exemples.
N'oubliez pas en outre que le rapport doit s'appuyer sur le diagnostic réalisé, lequel doit se trouver formalisé sous la forme d'un rapport interne préalable ou d'une note à la Direction Générale. Les exemples ne peuvent être utilisés tels quels.